Ngày 15/5/2026, Bộ Nội Vụ đã ban hành Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử (Thông tư 08). Thông tư 08 chính thức có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, quy định một số nội dung hướng dẫn chi tiết về hợp đồng lao động (HĐLĐ) điện tử trong bối cảnh phương thức giao kết này đang tạo nhiều thuận lợi cho người sử dụng lao động (NSDLĐ) và người lao động (NLĐ) như tăng tính linh hoạt về không gian, thời gian giao kết; tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực, nâng cao mức độ an toàn, bảo mật thông tin HĐLĐ.

Luật sư Mỹ Ngân, Văn phòng Luật sư NHQuang và Cộng sự phân tích chi tiết về những nội dung đáng chú ý trong Thông tư 08 mà doanh nghiệp cần lưu ý:

Thứ nhất, quy định mỗi HĐLĐ điện tử được cấp một mã định danh duy nhất

Điều 4 Thông tư 08 đã xây dựng nguyên tắc để quản lý HĐLĐ điện tử thông qua việc cấp mã định danh HĐLĐ điện tử (ID). Cụ thể, mỗi HĐLĐ điện tử khi được gửi về Nền tảng HĐLĐ điện tử nếu đảm bảo quy định sẽ được cấp một ID duy nhất gồm 13 ký tự (01 ký tự chữ và 12 ký tự số). Việc cấp mã định danh của HĐLĐ điện tử sẽ do Nhà cung cấp eContract thực hiện và phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

i. Không trùng lặp với bất kỳ HĐLĐ điện tử nào khác;

ii. Được cấp 01 lần, không thay đổi kể cả khi HĐLĐ điện tử được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt; các văn bản kèm theo HĐLĐ điện tử (Phụ lục, thông báo tạm hoãn, thông báo chấm dứt hợp đồng) sẽ được gắn ID của hợp đồng đó;

iii. Việc cấp ID không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung, thời điểm có hiệu lực của HĐLĐ đã giao kết;

iv. ID được liên kết với các mã hiển thị hoặc mã tra cứu (theo mã số đơn vị hành chính, mã định danh NLĐ, mã số thuế của NSDLĐ) do Nền tảng HĐLĐ điện tử xây dựng phục vụ nhu cầu khai thác dữ liệu nhưng các mã này không thay thế cho ID.

HĐLĐ điện tử, phụ lục hợp đồng và các văn bản điện tử khác có liên quan trên Nền tảng HĐLĐ điện tử sẽ được lưu trữ trong thời hạn 10 năm kể từ ngày HĐLĐ chấm dứt. Trường hợp giao kết nhiều HĐLĐ liên tục với NLĐ, thời hạn 10 năm được tính từ ngày chấm dứt HĐLĐ cuối cùng.

Thứ hai, quy định hướng dẫn NSDLĐ đăng ký tài khoản; sử dụng, khai thác, chia sẻ dữ liệu trên Nền tảng HĐLĐ điện tử

Điều 7 Thông tư 08 hướng dẫn NSDLĐ thực hiện đăng ký tài khoản truy cập Nền tảng HĐLĐ điện tử thông qua việc sử dụng tài khoản định danh điện tử do Hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia (VNeID) cấp. NSDLĐ sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức, cá nhân tương ứng để đăng ký tài khoản (đối với NSDLĐ là tổ chức không đăng ký được tài khoản định danh tổ chức sẽ thực hiện đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập Nền tảng HĐLĐ điện tử). Sau khi hoàn tất, NSDLĐ sẽ được sử dụng tài khoản đã đăng ký trên Nền tảng HĐLĐ điện tử cho các mục đích: (i) khai thác, chia sẻ các thông tin về HĐLĐ điện tử của mình; thực hiện các báo cáo về lao động theo quy định; (ii) khai thác một số chức năng, dịch vụ được Nền tảng HĐLĐ điện tử cho phép.

Cần lưu ý rằng, theo hướng dẫn tại Thông tư 08, nếu NSDLĐ muốn kết nối hoặc truy cập dữ liệu thuộc danh mục dữ liệu chủ, dữ liệu dùng chung trên Nền tảng HĐLĐ điện tử phải nộp văn bản đăng ký đến Bộ Nội vụ, trong đó nêu rõ mục đích, phạm vi thông tin đề nghị khai thác. Qua đó, thông tin dữ liệu được chia sẻ hoặc thông báo và lý do từ chối chia sẻ thông tin sẽ được gửi tới hòm thư điện tử của NSDLĐ đã đăng ký.

Thứ ba, quy định về trách nhiệm báo cáo của NSDLĐ trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

Điều 19 Thông tư 08 quy định NSDLĐ giao kết HĐLĐ điện tử thực hiện trách nhiệm báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định của pháp luật lao động thông qua Nền tảng HĐLĐ điện tử định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12) (theo quy định tại khoản 2, Điều 4, Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động, sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 129/2025/NĐ-CP). Quy định này góp phần tạo điều kiện để NSDLĐ đã giao kết HĐLĐ điện tử có thể dễ dàng thực hiện trách nhiệm báo cáo trong lĩnh vực lao động.

Nhìn chung, Thông tư 08 được xây dựng hướng đến mục tiêu tạo hành lang pháp lý cho việc xây dựng, duy trì, quản lý, khai thác và sử dụng Nền tảng HĐLĐ điện tử; thúc đẩy chuyển đổi số trong công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực lao động, đặc biệt trong phạm vi giao dịch HĐLĐ điện tử. Đồng thời, Thông tư 08 cũng đề ra các quy định hướng dẫn để tháo gỡ một số khó khăn, vướng mắc, tạo điều kiện thuận lợi cho NSDLĐ và NLĐ trong việc giao kết, thực hiện HĐLĐ thông qua phương tiện điện tử trong giai đoạn tới.

Văn phòng Luật sư NHQuang & cộng sự

Nhà B23, Khu Biệt thự Trung Hoà – Nhân Chính, quận Thanh Xuân, Hà Nội

Điện thoại: (84)02435376939. Fax: (84)02435376941

Website: www.nhquang.com