Mitten in den Sommerferien erscheinen viele Lehrerinnen und Lehrer des Kindergartens Cu Van in der Gemeinde An Khanh in der Provinz Thai Nguyen bereits früh am Morgen in der Schule, um der Gemeinde bei der Digitalisierung von Unterlagen zu helfen. Stapel von Papierakten wurden sorgfältig nach Datum und Thema sortiert und geordnet sowie anschließend vor der Digitalisierung nummeriert und bearbeitet. Bislang wurden Dokumente vor dem Jahr 2015 weitgehend geordnet und bearbeitet. Mehr als 90 Prozent der Arbeitsmenge sind erledigt. Parallel dazu beschleunig die Gemeinde An Khanh die Entwicklung einer digitalen Datenplattform. Bereits mehr als 1.300 elektronische Datensätze wurden in das Dokumentenmanagement- und Verwaltungssystem hochgeladen. Nguyen The Dung, Vize-Vorsitzender der Gemeinde An Khanh, sagt:
„Beamte und Angestellte haben größte Anstrengungen unternommen, außerhalb der Dienstzeiten zu arbeiten, einschließlich der Abende sowie der Wochenenden. Wir sind entschlossen, die Arbeiten gemäß dem Plan des Volkskomitees der Provinz abzuschließen.“
Auch in der Gemeinde Vo Tranh in der Provinz Thai Nguyen herrscht eine geschäftige Arbeitsatmosphäre. Jeden Tag werden Tausende von Dokumentenseiten von Papier in digitale Daten umgewandelt. Bislang wurden fast 10.000 Dokumentenseiten digitalisiert. Dazu Nguyen Thi Bach Tuyet, Beamtin im Büro des Volkskomitees der Gemeinde Vo Tranh:
„Lehrkräfte der Schulen unterstützen die Digitalisierung, vorwiegend durch die Dateneingabe unter der Anleitung von Fachpersonal. Die Fachkräfte sind für die Dokumentenklassifizierung zuständig, weil diese Aufgabe unter strikter Einhaltung der Archivierungsvorschriften durchgeführt werden muss.“
Der Schwerpunkt der „100-Tage-Kampagne“ in Thai Nguyen liegt nicht auf der Anzahl der gescannten Dokumente oder dem Volumen der in das System hochgeladenen Datensätze, sondern auf dem Ziel, eine Datenquelle zu schaffen, die „präzise, vollständig, bereinigt und aktuell“ ist.
Nach Angaben der Behörde für innere Angelegenheiten der Provinz Thai Nguyen wurden innnerhalb von mehr als 90 Tagen der Kampagne in der ganzen Provinz über 121.000 elektronische Datensätze im System für Dokumentenmanagement und Verwaltung aktualisiert. Darüber hinaus wurden mehr als 24.480 Meter an Papierunterlagen bearbeitet, was 80 Prozent des gestellten Plans entspricht. Sam Van Tran, Vize-Direktor der Behörde für innere Angelegenheiten der Provinz Thai Nguyen, sagt:
„Neben der zeitnahen Behandlung von Anliegen der Kommunen und Dienststellen werden wir die direkte Anleitung weiter verstärken. Gleichzeitig stellt die Provinz rechtzeitig Unterstützung in den Bereichen technische Infrastruktur und Finanzierung bereit, um die gestellten Ziele zu erreichen.“
Von jahrelang archivierten Papierunterlagen hin zu elektronischen Datenbanken, die in Sekundenschnelle durchsuchbar sind, schafft Thai Nguyen schrittweise die Grundlage für ein moderneres, transparenteres und effizienteres Verwaltungssystem.
