В процессе цифровой трансформации данные называют «новым ресурсом», от которого во многом зависит эффективность работы цифрового правительства. Чтобы данные действительно приносили пользу, прежде всего, необходимо обеспечить их точность, полноту и возможность долгосрочного использования. В провинции Тхайнгуен активно развертывается 100-дневная кампания по оцифровке, очистке и стандартизации данных.
Фото: Triеu Thuаn/VOV
Во время летних каникул, вместо отдыха после учебного года, многие воспитатели детского сада Куван в общине Анкхань провинции Тхайнгуен с раннего утра приходят на работу, чтобы помочь оцифровывать различные документы для общинных властей.
Бумажные документы тщательно классифицируют, систематизируют по времени и тематике и нумеруют перед оцифровкой. К настоящему времени документы, датируемые 2015 годом и более ранними датами, уже в основном систематизированы, выполнено более 90% запланированной работы.
Параллельно с этим в общине Анкхань ускоряют создание цифровой базы данных. Уже более 1300 электронных документов загружены в Систему управления документами и административной деятельностью.
Заместитель председателя Народного комитета общины Анкхань Нгуен Нгуен Тхе Зунг сообщил: «Государственные служащие максимально сосредоточились на этой работе и прилагают все усилия, работая после окончания рабочего дня, по вечерам, а также по субботам и воскресеньям. Мы решительно стремимся преодолеть трудности и выполнить работу в соответствии с графиком, установленным Народным комитетом провинции Тхайнгуен».
Как и в общине Анкхань, в общине Вочань процесс создания цифровой базы данных идет быстрыми темпами. После систематизации документы заносятся в электронный каталог, сканируются, снабжаются необходимыми данными и сохраняются в электронной системе. Ежедневно тысячи страниц переводятся из бумажного формата в цифровой.
К настоящему времени оцифровано почти 10 тыс. страниц документов. Из более чем 264 метров архивных документов в этом населенном пункте было собрано более 20 метров и отобраны документы, имеющие высокую практическую ценность.
Государственная служащая канцелярии Народного комитета общины Вочань Нгуен Тхи Бать Тует рассказала: «В работе по оцифровке помогают учителя из местных школ. В основном они занимаются вводом данных под руководством специалистов. Сортировкой документов в соответствии с архивными правилами занимаются профильные сотрудники. Мы инструктируем тех, кто помогает с вводом информации в систему, чтобы все выполнялось в соответствии с установленными требованиями».
Фото: Triеu Thuаn/VOV
Главная особенность 100-дневной кампании в Тхайнгуене заключается не столько в количестве отсканированных документов, сколько в создании «точной, полной, чистой и актуальной» базы данных.
«Точная» означает обеспечение достоверности информации. «Полная» — отсутствие пропущенных данных. «Чистая» — отсутствие дублирующейся и ошибочной информации. А «актуальная» означает, что данные постоянно обновляются и дополняются для эффективного управления и решения административных вопросов.
По данным Департамента внутренних дел провинции Тхайнгуен, за более чем 90 дней проведения кампании по всей провинции в Системе управления документами и административной деятельностью было создано и обновлено более 121 тыс. электронных файлов. Более 91 тыс. из них уже содержат полный комплект документов, что составляет около 75% объема работы.
В то же время было обработано более 24 480 метров бумажных документов, что составляет 80% от запланированного объема. Следует отметить, что все учреждения и органы завершили обработку документов, датируемых 2015 годом и более ранними периодами.
В ходе кампании около 2000 метров часто используемых документов были отобраны для первоочередной оцифровки. К настоящему времени более 5,8 млн страниц документов переведены в электронный формат.
Замдиректора Департамента внутренних дел провинции Тхайнгуен Шам Ван Чан сообщил: «Помимо оперативного консультирования и решения проблем, возникающих у местных органов, учреждений и организаций, постоянно действующее ведомство продолжит укреплять прямое руководство в форме «практического обучения». Кроме того, провинции необходимо своевременно обеспечить техническую инфраструктуру и финансирование, чтобы цели Плана №132 были успешно реализованы».
Цифровая трансформация начинается не с современных программ или дорогостоящего оборудования. Она начинается с систематизации каждого документа, каждой строки данных и изменения способов управления информацией.
Многолетние бумажные архивы загружены в электронную базу данных, в которой нужную информацию можно найти за считанные секунды. Тхайнгуен постепенно создает фундамент для современной, более прозрачной и эффективной системы государственного управления./.
