タイグエン省、デジタルデータ基盤の構築を加速

ベトナム北部タイグエン省では現在、データのデジタル化、クリーン化、標準化を目指す「100日間キャンペーン」が全省で精力的に展開されています。

夏休み期間中、タイグエン省アンカイン村のクーバン幼稚園では、1年間の新学期を終えた多くの教員たちが、休日を返上して早朝から園内の執務室に集まり、村の各種公文書のデジタル化作業を支援しています。紙の書類は一束ずつ丁寧に分類・整理され、年代や分野ごとに番号が振られて整理・修正された後、デジタル化の手続きに回されます。現在までに、ヴァンカイン村の2015年以前の文書の整理は概ね完了しており、作業全体の9割以上が終了しています。

これと並行して、アンカイン村では文書管理・行政運営システムに1300件以上の電子公文書を更新・アップロードするなど、デジタルデータ基盤の構築を急速に進めています。

タイグエン省アンカイン村人民委員会のグエン・テ・ズン副委員長は次のように述べました。
（音声）
「公務員たちは高い集中力を持ち、夜間や土日の時間外労働にも全力を尽くして取り組んでいます。多くの困難はありますが、村人民委員会指導部の断固とした指揮と、職員の決意と努力により、アンカイン村は省人民委員会の計画の進捗に合わせてやり遂げるよう努めてまいります」

アンカイン村だけでなく、タイグエン省ヴォートラン村でも、緊迫感のある作業風景が見られます。整理された書類は一束ずつ目録の入力、スキャン、データの付与が行われ、電子システム上に保存されていきます。毎日、数千ページに及ぶ文書が紙からデジタルデータへと変換されています。

これまでに約1万ページの書類のデジタル化が完了しました。保存されている総計264メートル以上の公文書のうち、地方では20メートル以上の整理を終えており、利用価値の高い文書を優先してデジタル化を進めています。

タイグエン省ヴォートラン村人民委員会事務局の公務員であるグエン・ティ・バック・トゥエットさんは次のように語りました。
（音声）
「デジタル化作業を支援している教員チームは、主に専門職員の指導に従ってデータの入力を行っています。一方、文書の分類は公文書管理の規定に従う必要があるため、専門職員が担当しています。私たちは規定通りに作業が進むよう、システムへのデータ入力をサポートするよう指導しています」

タイグエン省における「100日間キャンペーン」の特筆すべき点は、スキャンされた文書の枚数やシステムに入力されたファイル数ではなく、「正確・十分・クリーン・リアルタイム」なデータソースを創出するという目標にあります。「正確」とは情報の正しさ、「十分」とはデータの漏れがないこと、「クリーン」とは重複や誤った情報の排除、そして「リアルタイム」とは、管理業務や行政手続きの処理に役立てるため、常にデータが更新・補完され続けることを意味しています。

タイグエン省内務局によりますと、キャンペーン開始から90日以上が経過し、全省で12万1000件以上の電子公文書が作成・更新されました。そのうち、9万1000件以上の公文書で必要な書類の更新が完了しており、達成率は約75％に達しています。

タイグエン省内務局のサム・バン・チャン副局長は次のように説明しています。
（音声 ）
「各地方や機関の疑問や難題に対して迅速に指導・回答するとともに、常設機関として今後も『手取り足取り』直接指導を強化してまいります。同時に、計画132号の目標で良好な成果を上げるためには、技術インフラや資金面でのタイムリーな支援も必要となります」

長年保管されてきた紙の書類から、わずか数秒で検索可能な電子データベースへ。タイグエン省は、より現代的で透明性が高く、効率的な行政管理システムの土台を着実に築き上げています。