여름방학이 한창인 가운데, 1년간의 학사 일정을 마치고 휴식을 취해야 할 타이응우옌성 안카인(An Khánh)면 꾸번(Cù Vân) 유치원의 많은 교사들은 이른 아침부터 학교 사무실로 출근하고 있다. 지역 행정기관의 서류 디지털화 작업을 지원하기 위해서이다.
산더미처럼 쌓인 종이 서류들은 디지털화 과정에 들어가기 전, 연도와 분야별로 신중하게 분류 및 배열된 후 번호가 매겨지고 정리된다. 현재까지 안카인면의 2015년 이전 자료들은 기본적으로 정리가 완료되었으며, 전체 작업량의 90% 이상이 마무리된 상태이다.
이와 병행하여 안카인면은 디지털 데이터 플랫폼 구축에도 박차를 가하고 있으며, 1,300건 이상의 전자 문서가 ‘문서 관리 및 운영 시스템’에 업데이트되었다.
타이응우옌성 안카인면 인민위원회의 응우옌 테 중(Nguyễn Thế Dũng) 부위원장은 다음과 같이 밝혔다.
“공무원들은 평일 저녁은 물론 토요일과 일요일에도 근무하며 업무에 최선을 다하고 있습니다. 아직 여러 어려움이 있지만, 안카인면 인민위원회 지도부의 적극적인 지시와 공무원들의 노력으로 성 인민위원회의 계획 일정에 맞춰 작업을 완료할 수 있도록 최선을 다하겠습니다.”
안카인면뿐만 아니라 타이응우옌성 보짜인(Vô Tranh)면의 작업도 분주하게 진행되고 있다.
정리된 서류철들은 차례대로 목록 정보가 입력되고, 스캔 및 데이터 연동 과정을 거쳐 전자 시스템에 저장된다. 매일 수천 장의 문서가 종이 형태에서 디지털 데이터로 변환되고 있다.
현재까지 약 1만 장의 서류가 디지털화를 마쳤다. 총 264미터가 넘는 보존 문서 중, 해당 지역은 20미터 이상의 분량을 정리했으며 활용 가치가 높은 문서를 선별하여 우선적으로 디지털화하고 있다.
타이응우옌성 보짜인면 인민위원회 사무처 소속 공무원인 응우옌 티 박 뚜옛(Nguyễn Thị Bạch Tuyết) 씨는 다음과 같이 설명했다.
“디지털화 작업을 지원하기 위해 참여한 각 학교의 교사들은 주로 전문 공무원의 안내에 따라 데이터 입력 업무를 담당하고 있습니다. 문서 분류의 경우 보존 규정을 엄격히 준수해야 하므로 전문 공무원이 직접 수행하며, 저희는 지원 인력들이 규정에 맞게 시스템에 데이터를 입력할 수 있도록 지도하고 있습니다.”
타이응우옌성에서 진행 중인 ‘100일 캠페인’의 가장 주목할 만한 점은 단순히 스캔된 문서의 수나 시스템에 입력된 서류의 양에 있는 것이 아니라, ‘정확성(Đúng)·완전성(Đủ)·무결성(Sạch)·활용성(Sống)’을 갖춘 데이터를 구축하는 데 있다.
그중 ‘정확성’은 정보가 정확하다는 것을, ‘완전성’은 데이터가 누락되지 않았다는 의미이다. ‘무결성’은 중복되거나 잘못된 정보를 제거한다는 뜻이며, ‘활용성’은 행정 관리 및 절차 처리를 위해 데이터가 항상 최신 상태로 업데이트되고 보완되는 것을 의미한다.
타이응우옌성 내무청에 따르면, 캠페인 시행 90여 일이 지나고 현재 지방 전체에 걸쳐 12만 1천 건 이상의 전자 문서가 ‘문서 관리 및 운영 시스템’에 생성 및 업데이트되었다. 이 가운데 9만 1천 건 이상의 전자 문서에 필요한 자료가 모두 업데이트돼 약 75%의 달성률을 기록했다.
이와 함께 2만 4,480미터 분량의 종이 문서가 정리되어 계획 대비 80%에 해당하는 진척도를 보였다. 특히, 모든 기관과 부서가 2015년 이전 자료에 대한 정리 작업을 완료했다.
시행 과정에서 활용 빈도가 높은 약 2,000미터 분량의 문서가 우선 디지털화 대상으로 선정되었으며, 현재까지 580만 장 이상의 문서가 전자 데이터로 변환되었다.
타이응우옌성 내무청의 섬 반 쩐(Sầm Văn Trân) 부청장은 다음과 같이 밝혔다.
“상설 기관은 각 지방정부와 부서의 애로사항을 적시에 안내하고 해결하는 것과 더불어, 1대1 밀착 지도 방식의 직접적인 지도를 계속해서 강화할 것입니다. 이와 동시에 데이터 디지털화에 대한 타이응우옌성 인민위원회의 제132호 계획의 목표를 원활히 달성할 수 있도록 기술 인프라와 예산에 대한 타이응우옌성 차원의 시의적절한 지원도 필요합니다.”
디지털 전환은 최신 소프트웨어나 값비싼 첨단 기기에서 시작되는 것이 아니다. 그것은 문서 하나, 데이터 한 줄을 표준화하고 정보 관리 방식을 혁신하는 것에서부터 출발한다.
수년간 보관되어 온 종이 서류철에서 단 몇 초 만에 검색 가능한 전자 데이터베이스로의 전환을 통해, 타이응우옌성은 더욱 현대적이고 투명하며 효율적인 행정 관리 시스템을 위한 탄탄한 기반을 다져나가고 있다.
