Ngày 29/6/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định 164/2025/NĐ-CP quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội và cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm (Nghị định 164). Nghị định này đánh dấu một bước tiến quan trọng trong quá trình số hóa hệ thống an sinh xã hội, tạo nền tảng pháp lý cho việc thực hiện các thủ tục bảo hiểm xã hội (BHXH) qua môi trường điện tử, hướng đến giảm thủ tục, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về BHXH.

Luật sư Phương Uyên, Văn phòng Luật sư Nguyễn Hưng Quang và cộng sự sẽ thông tin một số điểm cần lưu ý của Nghị định này.

Nghị định 164 được ban hành nhằm cụ thể hóa các quy định tại Luật BHXH 2024, đồng thời thiết lập hành lang pháp lý thống nhất với các quy định hiện hành về định danh điện tử, dữ liệu cá nhân, an toàn thông tin mạng và an ninh mạng. Theo đó, các tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và phải sử dụng tài khoản định danh điện tử và chữ ký số hợp lệ (hoặc chữ ký điện tử khác theo quy định).

Một điểm mới nổi bật là nguyên tắc tái sử dụng dữ liệu đã tích hợp: Cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH không phải cung cấp giấy tờ, tài liệu đối với những thông tin đã có, đã tích hợp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân. Điều này sẽ góp phần hạn chế tối đa việc cung cấp lại giấy tờ đã số hóa, rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục, cũng như giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí trong quá trình kê khai, nộp hồ sơ BHXH.

Chuyển đổi sang hồ sơ và sổ BHXH điện tử

Nghị định 164 quy định trường hợp hồ sơ, chứng từ BHXH điện tử có thành phần kèm theo ở dạng giấy thì cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải chuyển đổi sang dạng điện tử. Việc chuyển đổi từ hồ sơ, chứng từ giấy sang hồ sơ, chứng từ điện tử và hồ sơ, chứng từ điện tử sang hồ sơ, chứng từ giấy thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, dữ liệu. Các hồ sơ, chứng từ BHXH điện tử này được ký số, lưu trữ theo quy định.

Theo Nghị định 164, sổ BHXH bản điện tử được cấp chậm nhất là ngày 01/01/2026 và có giá trị pháp lý như sổ BHXH bản giấy, tích hợp vào tài khoản định danh cá nhân của người lao động. Nhờ đó, việc tra cứu, đối chiếu thông tin tham gia và hưởng BHXH trở nên minh bạch, thuận tiện và kịp thời. Theo đó, một doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở các tỉnh thành có thể nộp hồ sơ BHXH định kỳ cho toàn bộ nhân viên từ trụ sở chính thông qua truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia, mà không cần đến từng cơ quan BHXH địa phương. Quá trình nộp, xử lý và nhận kết quả hoàn toàn trực tuyến 24/7, không còn phụ thuộc vào văn bản giấy.

Xác lập quyền, nghĩa vụ mới trong giao dịch điện tử và cơ chế xử lý khi có sự cố kỹ thuật

Nghị định 164 quy định cụ thể quyền lợi của doanh nghiệp như: được hỗ trợ kỹ thuật, được bảo mật thông tin giao dịch, được cung cấp dữ liệu về quá trình đóng/hưởng BHXH. Đồng thời, Nghị định 164 tiếp tục ghi nhận việc đặt ra nghĩa vụ rõ ràng trong việc quản lý chữ ký số và và bảo đảm tính chính xác của chứng thư chữ ký số trên hồ sơ, chứng từ BHXH điện tử; quản lý tài khoản định danh điện tử bảo đảm an toàn, an ninh mạng; lưu trữ hồ sơ, chứng từ (bản giấy và bản điện tử); và xuất trình hồ sơ, chứng từ bản giấy khi cơ quan có thẩm quyền đối chiếu, kiểm tra.

Trong trường hợp đến hạn nộp hồ sơ mà hệ thống điện tử gặp sự cố, doanh nghiệp được phép nộp tạm thời hồ sơ BHXH bản giấy, cụ thể: Chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ về thu BHXH; chậm nhất là 07 ngày làm việc đối với các giao dịch khác như cấp sổ, xác nhận quá trình đóng, giải quyết chế độ... Sau khi hệ thống ổn định, doanh nghiệp phải gửi lại toàn bộ hồ sơ dưới hình thức điện tử qua Cổng Dịch vụ công quốc gia. Quy định này đảm bảo tính linh hoạt trong vận hành nhưng vẫn duy trì tính chặt chẽ về pháp lý và dữ liệu. Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ tương ứng để đảm bảo khả năng đối chiếu và truy xuất khi cần thiết.

Nghị định 164 chính thức có hiệu lực từ 01/7/2025. Để sẵn sàng triển khai và tránh gián đoạn hoạt động, doanh nghiệp có nhu cầu và đủ điều kiện thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH nên (i) kiểm tra, chuẩn hóa hệ thống chữ ký số và tài khoản định danh điện tử đang sử dụng; (ii) tổ chức tập huấn cho bộ phận nhân sự, kế toán về quy trình thực hiện BHXH điện tử mới; (iii) xây dựng kế hoạch số hóa toàn bộ hồ sơ BHXH, đảm bảo hoàn tất trước ngày 01/01/2026.

Việc nắm bắt và triển khai sớm các nội dung của Nghị định 164 sẽ giúp doanh nghiệp chủ động thích ứng với xu thế số hóa thủ tục hành chính, kiểm soát tốt hơn quá trình thực hiện nghĩa vụ BHXH, đồng thời giảm thiểu rủi ro pháp lý và chi phí vận hành. Trong trường hợp Quý Khách hàng và bạn đọc có mong muốn tìm hiểu thêm và tư vấn liên quan đến các chính sách và quy định mới của Nghị định 164 cũng như các nội dung khác liên quan lĩnh vực BHXH, Văn phòng luật sư NHQuang&Cộng sự sẵn sàng giải đáp, cung cấp các ý kiến pháp lý liên quan tới Quý vị và bạn đọc.